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¿Qué es un planner? (Organizador de eventos)

¿Qué es un planner? (Organizador de eventos)

 Un planner es un profesional de la comunicación empresarial, de la planeación estratégica y la ejecución de proyectos. Tiene la capacidad y la experiencia para trabajar con clientes de todo tipo, desde grandes empresas hasta clientes que requieran una reunión de resultados. El mercado empresarial es muy competitivo por eso se debe de contar con características y habilidades que le permitan llevar a un éxito rotundo, un proyecto e impactar con el resultado de los mismos eventos.

Las habilidades y características de un buen planner son las siguientes.

  • Preparación.

“Si algo puede salir mal, va a salir mal” este dicho es común en nuestro giro y nos llama una simple acción. Siempre estar preparado. Esto puede ser tan simple como calcular cubiertos extra por si aparecen más invitados por sorpresa.  La única manera de lograr esto es estar preparado para cualquier variable que pueda presentarse.

  • Puntualidad.

Los clientes se frustran mucho si un evento comienza tarde debido a errores operación o planeamiento general.  El planner debe poder calcular el tiempo a la perfección para asegurarse de que el evento comience y termine a la hora correcta. Una herramienta fundamental y el esqueleto de todo proyecto de evento es el Minuto a Minuto, Time Line, Agenda Maestra, etc.

  • Organización.

Los clientes esperan que organices cada parte de su evento siguiendo especificaciones exactas, medibles y cuantificables. La sola información puede sobrepasar a un organizador de eventos poco ordenado. Los clientes esperan que conozcas el evento mejor que ellos mismos. No puedes lograr esto a menos que seas eficiente y ordenado.

  • Creatividad.

Lo que distingue a un buen planner es la creatividad. El cliente no solo quiere que proveas los detalles del evento que ella quiere, sino que también espera que le propongas ideas para aumentar y expandir sus deseos. Algunos clientes pueden acudir a ti sin ninguna idea de cómo quieren que se vea su evento. En estas situaciones la creatividad es la clave. No se puede caer en la planificación de eventos “En serie” que utilizan las mismas decoraciones y lugares que otros organizadores y eventos. Ser creativo, con ideas para decorado y lugares de eventos únicos te permitirá diferenciarte de la manada y obtener más clientela.

  • Investigación.

Un buen planner investiga (Scouting) mucho antes de proponer una idea a un cliente potencial, esto es hacer investigación de campo, de mercado, tendencias, etc. Los planners deben conocer la vanguardia del diseño, el catering y el entretenimiento. Esto permite que el planner sugiera ideas que no solo hagan que el cliente impresione a los que asistan al evento, sino que haga que tú impresiones como organizador de eventos.

  • Servicio al consumidor.

Es fundamental que el planner tenga una profunda actitud de servicio. “El que no vive para servir, no sirve para vivir” esto es una realidad al prestar un servicio de cualquier tipo y sobre todo cuando generas emociones, buscas impacto y marca duradera mediante un evento empresarial.

  • Negocios.

Es crucial tener un buen sentido para los negocios. Tus clientes esperarán el mejor evento a cambio de su dinero. Para ahorrar dinero debes saber negociar precios para los servicios, bienes, servicio de catering y precio de alquiler del lugar.

  • Flexibilidad.

La planner requiere ser flexible. Los salones de eventos se excederán en sus reservas, los proveedores cancelarán, y las decoraciones llegarán con los colores incorrectos. Es inevitable que algo salga mal. Un buen planner siempre tiene un plan de respaldo.

Algunas de las creencias obsoletas y viejos paradigmas nos hacen cuestionar por que contratar o confiar en un Planner para el éxito de un evento son las que nos dicen “Yo puedo hacerlo solo”, “Que tan difícil puede ser”, “Solo son las compras, renta de mobiliario y listo”, esto en raras ocasiones puede ser llevado con éxito e impacto en el mercado al que buscas llegar, pero con el riesgo de descuidar tus obligaciones en tu puesto dentro de la empresa. Aquí te comparto algunas razones que te dan la ventaja al contratar a un planner.

  • El contratar a un planner no solo implica que te dé un buen servicio, si no que pone a tu disposición a sus contactos, experiencia aplicados a tu objetivo.
  • También dispones de mucha información encaminada a el manejo de crisis, administración del tiempo, coordinación de proveedores, y manejo de presupuestos, todo funcionando en una sola dirección y dejándote pocas preocupaciones como  “Que vestir en el evento”, “Quien me llevara”, “Lloverá el día del evento”.
  • Es una persona que tiene una cadena de valor (Proveedores), conocimiento y experiencia para aprovechar al máximo un presupuesto asignado llevando un buen control sobre ello.

Te agradezco el que me dejes compartir estas palabras contigo y el que me permitas llegar a ti. Espero te sea de utilidad tanto como yo disfrute el escribiendo.

Ricardo Duran

Facebook: /PlanRicardoMX

Twitter: @PlanRicardoMX

Acerca Ricardo Duran

Soy un Planner (Organizador de eventos). Me dedico a generar una comunicación empresarial mediante la producción de eventos, planeación estratégica y ejecución de proyectos. Apasionado por mi familia, el rock y por hacer amigos.
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